Odbor OKP, oddělení organizačně administrativní, v polovině prosince 2007 dokončil projekt „Digitalizace spisového archivu“, který probíhal pod vedením a za spolupráce s odborem informatiky MHMP od roku 2006 a navázal na pilotní projekt v roce 2005.
Jedná se o odborné naskenování spisového materiálu a výkresové dokumentace, které jsou uloženy v archivu MHMP-OKP od jeho vzniku v roce1992, a které vznikly v procesu správního řízení. Jde o objekty nacházející se v pražské památkové rezervaci, městských památkových zónách, ochranném pásmu, a nemovité památky mimo ochranné pásmo.
V rámci tohoto úkolu byly také digitalizovány stavebně historické průzkumy /pasporty/ v majetku MHMP, cca 2500 kusů.
Celkem bylo zpracováno 88 203 spisů (1992-2005), což pro představu je 79 DVD.
Takto zpracovaná data jsou importována do celomagistrátního uložiště, odkud je prostřednictvím dotazů v zatím zkušební databázi umožněno jejich prohlížení.
Tato databázová aplikace elektronického archivu umožní zejména odbornému oddělení architektů efektivněji využívat informace o „minulosti“ objektů (uskutečněné stavební zásahy, rekonstrukce), zrychlí, zpřehlední a také usnadní přístup ke spisům. V neposlední řadě se prodlouží fyzická životnost stávajícího „papírového“ archivu a zamezí případné ztráty dokumentů.
Vzhledem k dobré zkušenosti s prací firmy, která provádí digitalizaci, a výhody existence digitalizační linky v budově MHMP, odbor OKP a odbor informatiky projednal s kladným výsledkem prodloužení smlouvy na poskytnutí služeb. V prvním čtvrtletí roku 2008 budou naskenovány spisy roku 2006, což představuje 7900 spisů.
Ukázka pasportů zde.